Indsigt · Digitalisering og AI
Excel er ofte den hurtigste og mest fleksible måde at løse et konkret forretningsbehov på. Problemet opstår ikke, fordi virksomheden bruger Excel. Problemet opstår, når et forretningskritisk værktøj kun kan forstås, vedligeholdes eller kontrolleres af den person, der har bygget det.
En typisk situation
Et regneark er gennem flere år blevet udviklet til et centralt værktøj for eksempelvis kalkulation, planlægning, rapportering eller økonomisk opfølgning.
Det fungerer – og kan måske løse opgaven mere enkelt og fleksibelt end et større standardsystem.
Men efterhånden er der kommet flere faner, formler, manuelle korrektioner og særlige regler. Kun én eller få medarbejdere forstår hele modellen, og en fejl kan påvirke beslutninger uden nødvendigvis at blive opdaget.
Spørgsmålet er derfor ikke automatisk, om Excel skal erstattes. Det er, om værktøjet er robust nok til den betydning, virksomheden har givet det.
Klassiske udfordringer
- Input, beregninger og rapportering er blandet sammen.
- Manuelle ændringer kan foretages uden tydelige kontroller.
- Forudsætninger og beregningslogik er vanskelige at gennemskue.
- Flere versioner af det samme værktøj cirkulerer.
- Virksomheden er afhængig af den medarbejder, der har udviklet modellen.
- Der mangler en klar grænse for, hvornår Excel ikke længere er den rigtige platform.
En praktisk tilgang
- Afklar hvilke beslutninger værktøjet understøtter, og hvor kritisk det er for virksomheden.
- Adskil input, beregninger, kontroller og output i en tydelig struktur.
- Beskyt centrale beregninger og indbyg valideringer, advarsler og rimelighedskontroller.
- Dokumentér de vigtigste forudsætninger og arbejdsgange – kort og praktisk.
- Lad andre end udvikleren teste, om værktøjet kan anvendes og vedligeholdes.
- Vurder løbende, om Excel fortsat er den enkleste robuste løsning, eller om behovet er vokset ud af platformen.
Mulig effekt
Et velbygget Excel-værktøj kan være både billigt, fleksibelt og effektivt og i mange tilfælde være bedre tilpasset en SMV end en større systemløsning.
En mere robust opbygning reducerer risikoen for fejl og personafhængighed og gør samtidig værktøjet lettere at videreudvikle.
Pointen er derfor ikke at undgå Excel – men at anvende det professionelt, når virksomheden er afhængig af det.
Fra praksis
Jeg har gennem mange år arbejdet med at udvikle Excel-værktøjer til blandt andet kalkulation, planlægning, analyse og ledelsesinformation.
Min tilgang er, at Excel er et fuldt legitimt forretningsværktøj, når opgaven kan løses enkelt, transparent og robust. Jo vigtigere værktøjet bliver for virksomheden, desto større krav bør der samtidig stilles til struktur, kontrol, dokumentation og mulighed for overtagelse.
Spørgsmål til ledelsen
- Hvilke beslutninger ville blive påvirket, hvis modellen beregnede forkert?
- Kan en anden medarbejder forstå og anvende værktøjet sikkert?
- Hvor er de største muligheder for manuelle fejl?
- Er Excel fortsat den enkleste robuste løsning?
Sådan kan Miltz Consulting hjælpe
Miltz Consulting kan både udvikle nye forretningskritiske Excel-værktøjer og forbedre eksisterende løsninger. Det kan eksempelvis være værktøjer til kalkulation, planlægning, analyse eller ledelsesrapportering.
Fokus er på en enkel og robust opbygning med tydelig beregningslogik, relevante kontroller og en løsning, som virksomheden selv kan anvende og videreføre. Miltz Consulting kan samtidig vurdere, hvornår behovet bedst løses i Excel, og hvornår en anden systemløsning er mere hensigtsmæssig.
Tag direkte kontakt