Indsigt · Struktur, processer og styring
Nøgletal skaber ikke værdi, fordi de står i en rapport, og møder skaber ikke værdi, fordi de står i kalenderen. Værdien opstår, når relevante nøgletal bruges i en fast rytme til at opdage afvigelser, træffe beslutninger og følge handlinger til dørs.
En typisk situation
Virksomheden har mange tal og mange møder.
Ledelsen modtager månedlige rapporter, afdelinger har egne nøgletal, og kalenderen indeholder en række statusmøder. Alligevel vender de samme problemer tilbage.
Møderne bliver ofte orienterende frem for besluttende, og når et nøgletal afviger, er det ikke altid tydeligt, hvem der skal reagere, hvornår eller med hvilken handling.
Klassiske udfordringer
- Der rapporteres flere KPI’er, end organisationen reelt anvender.
- Nøgletal kommer senere, end virksomheden kan nå at reagere.
- Der diskuteres tal uden at aftale en konkret handling.
- De samme problemer bliver behandlet på flere møder.
- Beslutninger og handlinger mangler ejer eller deadline.
- Møder bruges på information, der kunne være delt på anden måde.
En praktisk tilgang
- Start med virksomhedens vigtigste mål og risici – ikke med de data, der tilfældigvis er tilgængelige.
- Vælg få KPI’er, som enten viser resultatet eller giver et tidligt signal om udviklingen.
- Definér datakilde, ejer, frekvens og hvilken afvigelse der skal udløse handling.
- Etablér en fast rapporteringsrytme, hvor relevant information er tilgængelig i god tid før beslutningsmødet.
- Brug dermed mødet på afvigelser, analyse, prioritering og beslutninger – ikke på at gennemgå rapporteringen første gang.
- Afslut beslutninger med navngiven ansvarlig og tidspunkt for opfølgning.
Mulig effekt
En enkel styringsrytme kan give tidligere reaktioner, kortere og mere beslutningsorienterede møder og større sandsynlighed for, at aftalte handlinger faktisk gennemføres.
Samtidig kan virksomheden ofte fjerne rapportering og møder, der ikke længere bidrager til en beslutning.
Fra praksis
God styring kræver efter min erfaring ikke nødvendigvis flere KPI’er. Ofte er problemet det modsatte.
Et lille antal relevante nøgletal kombineret med en fast rapporterings-, beslutnings- og opfølgningsrytme giver typisk bedre styring end omfattende rapportering.
Rapporteringen bør være tilgængelig i god tid før mødet, så deltagerne kan forberede sig. Dermed kan mødet bruges på at forstå væsentlige afvigelser, træffe beslutninger og aftale handlinger – frem for at bruge tiden på at præsentere og gennemgå tal.
Spørgsmål til ledelsen
- Hvilke KPI’er kan faktisk få os til at handle anderledes?
- Får vi informationen tidligt nok til at kunne reagere?
- Hvilke møder fører reelt til beslutninger?
- Hvor følger vi systematisk op på, om aftalte handlinger er gennemført?
Sådan kan Miltz Consulting hjælpe
Miltz Consulting kan hjælpe med at definere de nøgletal, virksomheden reelt har brug for, koble dem til en enkel møde- og beslutningsrytme og etablere en praktisk struktur for ansvar og opfølgning.
Tag direkte kontakt