Indsigt · Struktur, processer og styring
Mange forsinkelser opstår ikke i selve arbejdet, men mellem funktionerne. Når salg afleverer til projekt, projekt til indkøb eller produktion, og produktion til levering, kan manglende information, uklart ansvar og forskellige prioriteter skabe ventetid, genarbejde og tilbageslag i processen.
En typisk situation
Hver afdeling løser isoleret set sine opgaver fornuftigt. Alligevel tager ordrer, projekter eller sager længere tid gennem virksomheden end forventet.
En opgave bliver sendt videre, men næste funktion mangler information. Der opstår spørgsmål, opgaven sendes tilbage til det foregående procestrin, eller den bliver liggende, fordi det er uklart, hvem der skal handle.
Ledelsen oplever derfor forsinkelser og brandslukning, selv om ingen enkelt afdeling umiddelbart ser ud til at være problemet.
Klassiske udfordringer
- Opgaver ligger mellem funktioner uden en tydelig ejer.
- Manglende eller uklare oplysninger opdages først efter overleveringen.
- Opgaver må sendes tilbage til et tidligere procestrin for at blive rettet eller suppleret.
- Afdelinger optimerer deres egen opgave, mens den samlede gennemløbstid forværres.
- Det er uklart, hvornår en opgave reelt er klar til næste procestrin.
- Beslutninger eskaleres, fordi mandatet i overleveringen ikke er tydeligt.
En praktisk tilgang
- Følg en konkret ordre, et projekt eller en sag hele vejen gennem virksomheden.
- Identificér hvor arbejdet venter, sendes retur eller kræver ekstra afklaringer.
- Definér tydelige afleveringskriterier, så næste funktion modtager den information og kvalitet, der er nødvendig for at fortsætte arbejdet.
- Gør ansvar og beslutningsmandat tydeligt på begge sider af overleveringen.
- Fjern årsagerne til unødige tilbageslag frem for blot at håndtere dem hurtigere.
- Test ændringen på et konkret flow og mål effekten på gennemløbstid, fejl og genarbejde.
Mulig effekt
Bedre overleveringer kan reducere ventetid, genarbejde, tilbageslag og brandslukning uden store investeringer.
Samtidig flyttes fokus fra, om den enkelte afdeling arbejder effektivt, til om virksomhedens samlede flow fungerer effektivt.
Høj lokal produktivitet er ikke nødvendigvis det samme som høj produktivitet for virksomheden som helhed.
Fra praksis
I tværgående processer ligger en stor del af forbedringspotentialet ofte mellem organisationsboksene.
En god overlevering handler ikke blot om at sende opgaven videre. Den handler om, at næste procestrin kan fortsætte arbejdet uden at skulle returnere opgaven, efterspørge manglende information eller genåbne beslutninger.
Spørgsmål til ledelsen
- Hvor venter en ordre eller sag længst uden at blive bearbejdet?
- Hvor opstår der flest spørgsmål, fejl og tilbagesendelser?
- Ved den modtagende funktion præcist, hvad den kan forvente?
- Hvem ejer resultatet på tværs af funktionerne?
Sådan kan Miltz Consulting hjælpe
Miltz Consulting kan kortlægge et konkret tværgående flow, identificere ventetid, tilbageslag, uklare overleveringer og ansvar og hjælpe organisationen med at etablere enklere processer med tydelige afleveringskriterier og ejerskab.
Tag direkte kontakt